每週一信EP.357【暖心燈箱誕生！無聊的堅持或許會點滴成公司文化吧！】
- 銀色大門-老人送餐平台
- 6天前
- 讀畢需時 6 分鐘
親愛的長輩大使晚安！
那天為公司內部的
一個小系統點上了一盞『暖心燈箱』，
希望未來也能成為指引我們
繼續向前打造公司文化的明燈。
公司文化是什麼？是一句口號嗎？
成立至今已經不是兩三年的時光，從草創期2019到正式成立公司與協會2021年，
算起來已經是七年的時光，對於文化卻還是在朦朧與摸索的階段。
工具要來適應人，而人，會慢慢長出文化。至於那是什麼樣的文化，我們還在找......
上週跟大家聊了提案的事情，
也收到了兩位很珍貴的長輩大使們的回信，
相信我～有您們的關注與回信，
都像是幫我們打了雞血
這週仍然想邀請長輩大使們繼續往辦公室裡面走一點～
今天的主題有點特別，因為它同時是「協會篇」也是「公司篇」——
是我們協會和公司都得面對的一件事。
先說結論好了，這封信其實只想講一句話：
我們不想做一套要求大家去適應它的系統，
我們想做一套會回過頭來適應人的工具。
因為那些被工具留下來的習慣，有一天會變成我們的文化。
從六月導入到現在，剛好快滿三個月。
工具已經長得差不多了，
但那個我們想像中的文化，老實說還沒(´･_･`)
不過我們決定，就一邊做、一邊把它養出來。
我們的夥伴，其實散在很多地方
社工可能正在某位長輩的家裡；
社區行政夥伴在辦公室處理物資；
有人在跑據點、有人在跟餐廳對接、有人在外面開會、有人在跟工程師討論系統的優化。
每一件事，都需要被記錄下來。
今天訪視了誰？狀況如何？有沒有需要追蹤的？
這件任務誰接了？做到哪裡了？卡在哪裡？
紀錄本身成為了服務的一部分。
我們對外推廣系統，對內也需要。
今年六月以前，我們是用 Excel 和 Notion
一開始是 Excel，後來我改用 Notion 來管理。
老實說 Notion 真的很好用，剛開始的時候幫了我們很多忙。
但用著用著，問題慢慢跑出來了：
功能越長越複雜，想客製化的東西越來越多，
而且——Notion 太彈性了。
那個彈性，對熟悉工具的人來說是自由，
對第一線忙到不行的夥伴來說，卻是「很容易誤按」。
一個不小心拖曳，整個表就變形了(＞人＜;)
我們也想要更整合一點：任務、目標、請假、會議、通知，
不要再分散在五個地方。
所以今年六月，我們決定——
乾脆自己做一款。
拜 AI 工具之賜，這件在幾年前想都不敢想的事，我們真的做出來了。
它叫做「銀色大門夥伴任務管理系統」，
但如果要我形容它，我會說它是一款**「適性」的管理工具**。
意思是：不是要求每個人來適應這套系統，
而是這套系統，要去適應我們每個人不一樣的工作現場。
任務、目標、每日計劃、請假、通知，全部收在同一個地方，
但每個部門看到的、需要填的，都不會一樣。
而「適性」還有第二層意思，是我們後來才慢慢想清楚的：
工具要適應人，但工具最後也會回頭形塑這群人。
你把什麼欄位放進去，大家就會開始注意什麼；
你要求填什麼，大家就會開始記得什麼。
所以一套工具做成什麼樣子，其實就是在偷偷決定，
這間公司未來會變成什麼樣子。
想到這裡的時候，我們其實有點慎重起來了(・-・*)
那，工程師呢？
這裡要說一件有點好玩的事——
我們的工程師夥伴，其實沒有用這套工具，公關也沒有。
因為工程師本來就有 GitHub、有 Slack自行記錄工作事項，
那裡已經是他們最自然的工作紀錄現場，
再加上每週的週會，用 Excel 整理會議記錄和 Backlog，
該追蹤的東西一件都沒有掉，企劃公關則有自己的歸檔與紀錄方式，
既然他們已經有一個運作得很好的方式，那就不要動它。
這就是我們說的「適性」——
導入系統最容易犯的錯，就是要求所有人配合工具，
但工具本來就應該去配合人。
有人適合這套，那就用；
有人已經有更順的方法，那就保留。
回到『文化』的看法，也許現在沒有正確的答案，
但我在想，可能就是善用科技，
把我們觀察到、會打動我們的『那些』
變成一股前進的動力吧！
我們在做這套系統的時候，其實可以做得很「正常」。
登入頁就是一個框，登入就進去，結束。
但不知道為什麼，我們就是很想在裡面藏一點東西。
所以現在，每天早上九點，
系統會準時跳出一個燈箱，上面有一句話。
不是那種勵志雞湯，而是跟我們每天在做的事情有關的句子：
對他來說那不只是飯，是今天有人來過。
送出去的是一頓飯，收到的是「還有人記得我」。
系統裡的每一列，外面都對應一位長輩。
你不是在處理任務，你在顧一個人的今天。
這裡是門的這一邊。門的另一邊，有人在等。
只是覺得，如果大家每天早上打開電腦第一件事是這套工具，
那它就不該只是一個冷冰冰的表單/系統。
因為把我們這群人湊在一起的原因，從來不是「任務」，
而是我們都認同——
長輩的溫飽/關懷，是一件重要的事。
所以那個燈箱，其實是我們對自己的一點點提醒。
(夥伴們打開夥伴任務管理系統，每天早上09:00上班，或午休14:00開始就會彈出暖心燈箱，那些暖心的話語，每天都不一樣，但都直指我們服務的初心與核心！)
那我們的文化，到底是什麼？
快要三個月過去了，工具已經長得差不多。
但如果現在有人問我：「銀色大門的文化是什麼？」
我必須很誠實地說：
我們還答不出來。
銀色大門還很年輕，我們沒有企業文化手冊，
也還沒有能力像大公司一樣，把價值觀寫成漂亮的八個字掛在牆上。
我們現在能做的，只有在很小的地方做選擇：
工具要不要多做一個燈箱？（要）
工程師要不要被強迫一起用？（不要）
規格不合的案子要不要為了拿到而報低價？（不要，這是上週的事XD）
這些看起來都是小事，
但我們相信，一間公司的文化不是宣布出來的，
是靠一次又一次的小選擇，慢慢長出來的。
所以我們決定，就從工具開始養。
先讓工具適應人，讓人可以好好做事，
然後有一天回頭看，也許就會發現：
「啊，原來我們是這樣的一群人。」
工具三個月可以長好，甚至在AI的時代，3分鐘就好了，
但一群人、一個公司文化可能要幾年。
但在那天到來之前，
我們會繼續在每一個環節，多一點點堅持，
多一點點溫暖的任性(๑•̀ㅂ•́)و✧
【可愛の銀色大門協會送餐關懷日誌精選】
社工小蝸筆記：
從大使跟個案聊天中可以感受到阿伯很有活力，是會運動的長輩，
也有自己的規律，運動對身體好
社工小蝸筆記：
每位個案的個性都不同，在送餐的過程中，也算是慢慢解鎖，
我覺得很像某些故事盲包，靠著每天送餐，與個案培養友好度，方可解鎖個案的隱藏彩蛋
阿嬤真可愛，殷切切地想知道大使怎麼沒講話，原來是雨太大沒聽到啦～
謝謝大使這麼暖心，這幾週都下大雨，大使真的辛苦了！
您好，這是一則每週日晚上為您親自撰寫的一封信，來自銀色大門的一封信。
在這封信裡，您能夠知道銀色大門在成長、服務長輩等面向的細節，
為的就是邀請您可以一起參與服務長輩和創造台灣銀髮產業革命！
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